Tips & hướng dẫn

Cách sử dụng Zoom dành cho Host

Đăng vào bởi admin

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Zoom với vai trò host (người tổ chức cuộc họp) trên máy tính và điện thoại, từ việc tạo cuộc họp, quản lý người tham gia, đến các tính năng nâng cao. Hướng dẫn phù hợp cho cả tài khoản miễn phí và trả phí.

1. Tạo và bắt đầu cuộc họp

  • Trên máy tính (Windows/Mac):

    1. Mở ứng dụng Zoom, đăng nhập tài khoản.
    2. Click New Meeting (Cuộc họp mới) > Start with Video (nếu muốn bật video).
    3. Để mời người tham gia:
      • Click Participants > Invite > Chọn Copy Invite Link hoặc gửi email, mã họp (Meeting ID) và mật khẩu.
      • Chia sẻ link qua tin nhắn, email, hoặc nền tảng khác (Zalo, WhatsApp…).
    4. Lên lịch họp trước:
      • Vào Schedule (Lịch trình) > Điền thông tin (tiêu đề, thời gian, mật khẩu, bật/tắt video).
      • Chọn Waiting Room (Phòng chờ) để kiểm soát người tham gia.
      • Lưu và chia sẻ link qua Google Calendar, Outlook, hoặc copy link.

  • Trên điện thoại (iOS/Android):

    1. Mở app Zoom, đăng nhập.
    2. Nhấn New Meeting > Bật/tắt video > Start a Meeting.
    3. Để mời, nhấn Participants > Invite > Gửi link qua tin nhắn, email, hoặc sao chép.
    4. Lên lịch: Vào Schedule, nhập chi tiết, lưu và chia sẻ.

2. Quản lý người tham gia

  • Mở giao diện quản lý: Click Participants (Danh sách người tham gia) trên thanh công cụ.
  • Các công cụ chính:
    • Mute/Unmute: Tắt/bật mic của từng người hoặc tất cả (Mute All).
    • Manage Participants:
      • Rename: Đổi tên hiển thị.
      • Remove: Loại người tham gia khỏi cuộc họp.
      • Allow to Talk: Cho phép người bị tắt mic nói lại.
    • Waiting Room: Bật để kiểm tra trước khi cho vào họp (Settings > Waiting Room).
    • Lock Meeting: Khóa cuộc họp để ngăn người mới tham gia.
  • Trên điện thoại: Nhấn Participants > Chọn người > Tùy chỉnh (Mute, Remove…).

3. Ghi âm cuộc họp

  • Trên máy tính:
    1. Click More > Record > Chọn Record on this Computer (miễn phí) hoặc Record to the Cloud (trả phí).
    2. Tạm dừng/dừng: Click Pause Recording hoặc Stop Recording.
    3. File lưu tại: Documents > Zoom (MP4 cho video, M4A cho âm thanh).
  • Trên điện thoại:
    • Chỉ tài khoản trả phí ghi được lên cloud (More > Record to the Cloud).
    • Tài khoản miễn phí: Dùng quay màn hình hệ thống (iOS: Control Center; Android: Quick Settings), nhưng không ghi được âm thanh cuộc họp.

4. Chia sẻ màn hình (Screen Share)

  • Trên máy tính:
    1. Click Share Screen > Chọn màn hình, ứng dụng, hoặc bảng trắng (Whiteboard).
    2. Bật Share Sound nếu cần chia sẻ âm thanh (video, nhạc).
    3. Cho phép người khác vẽ lên màn hình: More > Allow Participants to Annotate.
    4. Dừng: Click Stop Share.
  • Trên điện thoại:
    1. Nhấn Share > Screen > Làm theo hướng dẫn hệ thống (iOS/Android).
    2. Hạn chế: Không chia sẻ âm thanh hệ thống, chỉ hình ảnh.

5. Quản lý video và âm thanh

  • Bật/tắt video: Click Start/Stop Video (bật/tắt camera của bạn).
  • Quản lý mic: Click Mute/Unmute để bật/tắt mic.
  • Cài đặt nâng cao:
    • Chọn thiết bị âm thanh/video: Click mũi tên bên cạnh Video hoặc Audio > Chọn thiết bị.
    • Bật Virtual Background (nền ảo): Settings > Background & Filters.
    • Bật Touch Up My Appearance (làm đẹp): Settings > Video.

6. Sử dụng tính năng nâng cao

  • Breakout Rooms (Phòng họp nhỏ, chỉ trên máy tính, tài khoản trả phí):
    1. Click Breakout Rooms > Tạo số phòng và phân bổ người tham gia.
    2. Quản lý: Mở/đóng phòng, tham gia từng phòng, gửi tin nhắn chung.
  • Polls (Khảo sát):
    1. Tạo trước trong Zoom web portal (zoom.us > Meetings > Poll).
    2. Trong họp, click Polls > Chạy khảo sát.
  • Reactions: Cho phép người tham gia gửi biểu tượng cảm xúc (clap, heart…).
  • Chat: Click Chat để nhắn tin riêng hoặc với tất cả.

7. Cài đặt bảo mật

  • Mật khẩu họp: Bật mặc định để tránh người lạ tham gia.
  • Waiting Room: Bật để kiểm duyệt người tham gia.
  • Disable Join Before Host: Ngăn người vào trước khi host bắt đầu.
  • Remove Unwanted Participants: Loại bỏ người gây rối qua Participants > Remove.
  • End-to-End Encryption: Bật trong Settings cho họp bảo mật cao (hạn chế một số tính năng như cloud recording).

8. Kết thúc cuộc họp

  • Click End > End Meeting for All (kết thúc cho mọi người) hoặc Leave Meeting (chỉ host rời, chỉ định host mới).
  • Trên điện thoại: Nhấn End > Chọn tương tự.

Lưu ý quan trọng

  • Tài khoản miễn phí: Giới hạn 40 phút cho họp nhóm (3+ người). Tài khoản trả phí (Pro, Business…) không giới hạn thời gian, hỗ trợ cloud recording, breakout rooms…
  • Kiểm tra trước: Test mic, camera, và kết nối mạng trước họp.
  • Cập nhật Zoom: Dùng phiên bản mới nhất để tránh lỗi.
  • Quyền riêng tư: Thông báo nếu ghi âm hoặc chia sẻ màn hình.
  • Hỗ trợ: Nếu gặp vấn đề, kiểm tra Help Center tại zoom.us hoặc liên hệ Zoom Support.

Nếu bạn cần hướng dẫn cụ thể hơn (ví dụ: cách dùng Breakout Rooms chi tiết hoặc xử lý lỗi), hãy cho mình biết nhé!